AML i MLRO w Estonii — zewnętrzny, częściowy lub wewnętrzny
Każdy podmiot, który zgłosił do RAB (Rahapesu Andmebüroo — estońska Jednostka Analityki Finansowej) działalność objętą obowiązkami AML, musi wyznaczyć osobę odpowiedzialną za przeciwdziałanie praniu pieniędzy (MLRO). Powołanie jest zgłaszane do RAB, a kandydat musi spełnić kryteria fit-and-proper. Rolę można obsadzić wewnętrznie, w trybie częściowym (jedna osoba dzielona między dwa–trzy małe fintechy) lub w pełni zewnętrznie. Oferujemy wszystkie trzy formaty i dobieramy odpowiedni do etapu i profilu ryzyka. Jeśli działają Państwo także w Polsce, krajową FIU jest Generalny Inspektor Informacji Finansowej (GIIF) — równoległe obowiązki mają zastosowanie tam.
Kiedy MLRO jest wymagany
Prawo estońskie wymaga MLRO od każdego podmiotu zobowiązanego na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu — instytucji finansowych, EMI, instytucji płatniczych, dostawców usług w zakresie walut wirtualnych, księgowych i doradców podatkowych. Rejestracja w RAB wyzwala obowiązek powołania. MLRO musi być wystarczająco wysoko w hierarchii, dostępny lokalnie i wolny od konfliktów interesów.
Dla fintechu wczesnego etapu praktyczne pytanie brzmi nie "czy powołać kogoś" — trzeba — lecz "wewnętrznie, częściowo czy zewnętrznie?" Odpowiedź zależy od wolumenu, profilu ryzyka i planów wzrostu.
Trzy sposoby obsadzenia roli
Wewnętrznie: pełnoetatowy pracownik, odpowiedni dla firm licencjonowanych z istotnym wolumenem AML. Najwyższy koszt; najgłębsze pokrycie.
Częściowo: wyznaczona osoba obsługująca jednocześnie dwa lub trzy małe fintechy, na mocy odrębnych umów. Niższy koszt na firmę przy zachowaniu poprzeczki seniorskiej uwagi.
Zewnętrznie (wirtualny MLRO): działamy jako zarejestrowany MLRO, zgłoszony do RAB wraz z dokumentacją fit-and-proper. Klient zachowuje odpowiedzialność ogólną poprzez ład korporacyjny, ale codzienne raportowanie, nadzór nad monitoringiem i składanie STR biegną przez nas.
Zgłoszenie RAB i fit-and-proper
Nowe podmioty zobowiązane rejestrują się w RAB przed rozpoczęciem działalności objętej AML. Wyznaczony MLRO jest wskazany w zgłoszeniu; późniejsze zmiany są zgłaszane w ustawowym terminie. Dokumentacja fit-and-proper obejmuje CV, zaświadczenie o niekaralności, dowód szkolenia AML i opis uprawnień kandydata w firmie.
Częstą przeszkodą jest powołanie MLRO bez odpowiedniej seniority lub niezależności — RAB odrzuca, harmonogram się przesuwa, firma nie może działać. Kandydatów oceniamy wstępnie przed złożeniem.
Składniki programu AML i bieżące obowiązki
Pełny program AML obejmuje: (1) należytą staranność wobec klienta (CDD) i wzmocnioną staranność (EDD) z udokumentowanym podejściem opartym na ryzyku; (2) screening PEP i sankcyjny; (3) reguły monitoringu transakcji; (4) proces zgłaszania podejrzanych transakcji (STR) do RAB; (5) przechowywanie danych; (6) roczne szkolenia; (7) okresowy niezależny przegląd lub audyt wewnętrzny.
Po wdrożeniu MLRO składa STR do RAB przy wyzwalaczach, prowadzi roczne szkolenia personelu, podpisuje roczny raport AML do zarządu i koordynuje z audytorem zewnętrznym. Obsługa wielojęzyczna jest ważna: korespondencja z RAB i STR idą po estońsku. Jeśli Państwa grupa działa również w Polsce, równoległy obowiązek wobec Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) musi zostać uwzględniony — to krajowa FIU.